ERP-løsning frigiver tid til vækst

Burnblock var klar over, at en lang række administrative processer i virksomheden var tidskrævende og besværlige, og at deres systemer var manuelle eller digitalt forældede. Det stod også klart, at virksomhedens processer ikke var gearet til at understøtte virksomhedens vækst og til at understøtte dét, som virksomheden skal vækste af, nemlig forretningsudvikling og salget.

Det var baggrunden for, at virksomheden introducerede et standard ERP-system, som kunne understøtte og digitalisere en række processer, for eksempel rejseafregninger, projektstyring, dataanalyse, arkivering og datasikkerhed.

I dag har BurnBlock fået styr på virksomhedens ”undervogn”, der omfatter hele virksomheden og dermed kan understøtte et fokus på at udvikle og vækste virksomheden.

Kendskab til og overvejelser forud for digitalisering

Burnblock var i begrænset omfang digitaliseret inden projektet. Firmaet havde basale værktøjer til for eksempel at fakturere kunderne og arkivere oplysninger. Meget foregik manualt og gav anledning til frustration, også hos medarbejderne.

De administrative processer i virksomheden, for eksempel rejseafregninger, tog for meget tid, sikkerheden omkring data var ikke var god nok, og man var afhængige af den enkelte medarbejder. Med erfaringer som medarbejdere havde med andre steder fra, stod det klart, at det kunne gøres langt smartere.

Det primære mål med at introducere et ERP-system var, at alle processer og data blev integreret i et opdateret system, som kunne strømline alle processer. Der skulle skabes en «undervogn» til hele firmaet, så virksomheden ville få bedre processer til at understøtte væksten med.

Den primære overvejelse forud for projektet var, at det ikke måtte være for kompliceret fra start for at kunne komme i gang. Virksomheden ønskede derfor at vælge et enkelt og fuldt integreret standardsystem, der dækkede hele virksomheden. Ønsket om enkelthed og integration kunne trumfe andre hensyn.

Man var derfor også indstillet på at tilpasse forretningens processer til systemet. Det var en vigtig del af forventningsafstemningen med medarbejderne inden opstarten. Det måtte heller ikke blive for dyrt. Det ville man risikere, at det kunne blive, hvis der skulle laves særlige tilpasninger til et standardsystem, der også kunne gøre opdateringer dyrere og tidskrævende.

Et ERP-system som administrativt fundament

Burnblocks digitaliseringsprojekt har handlet om at implementere et standard ERP-system. Burnblock har fået et sammenhængende og integreret system til at håndtere og have overblik over omkostninger, faktureringer og indkøb. Det blev gjort uden tilpasninger af ERP-systemet, men med tilpasninger af virksomhedens processer.

Konkrete processer, herunder f.eks. rejseafregninger er nu også digitaliseret og integreret i systemet. Systemet betyder, at processerne er simplere, og virksomheden kan til hver en tid trække data ud som giver overblik over virksomheden.

Burnblock havde ikke selv ressourcerne til at gennemføre projektet og fik hjælp fra en konsulent til at guide virksomheden og drive projektet igennem og også bistå med at vælge det rigtige ERP-system.  

Et bedre datagrundlag til styring og vækst

Virksomheden kan nu bruge mere tid på at vækste og ikke på at it-systemerne kører. Man har med et ERP-system fået styr på basale funktioner i virksomheden, så man nu kan fokusere på det vigtigste for virksomheden: udvikling og salg.

Man har med systemet også fået mange udbygningsmuligheder i takt med at de forretningsmæssige behov er der, for eksempel digital understøttelse af samarbejdet med partnere.

Casen og den tilhørende video er fremstillet af Oxford Research A/S