Advokatfirma forbedrer sig med design

Dato: 25.06.2020

I en verden af paragraffer går advokatkontoret Kaiser Domino en anden vej. De arbejder aktivt med designtænkning for at fremtidssikre firmaet og gøre juraen forståelig for alle.

Advokat Joe Domino

De fleste har nok et klart billede af, hvordan en advokat ser ud. Joe Domino ligner også en, da vi møder ham på hans kontor i Kolding. Ulasteligt klædt med skjorte og slips. Men siden 2013 har de arbejdet aktivt med designtækning, og det har givet en bedre arbejdsplads og bedre løsninger for kunderne.

- Da vi grundlagde Kaiser Domino i 2012, var vi ret åbne for at gøre tingene anderledes. Vi involverede vores erhvervsnetværk af kunder og relationer, og det satte os på sporet, fortæller direktør og partner Joe Domino.

- Vi spurgte dem åbent, hvad deres oplevelser var af advokater, og hvad vi burde undgå? Det fik en erhvervschef fra Business Kolding til at sige, at når vi turde spørge så åbent, så var designtænkning måske noget for os.

Er der for flippet?

Men det lød alligevel en smule radikalt for et nystartet advokatfirma at kigge nærmere på design, men Joe blev klogere. Designtænkning handler nemlig ikke om en form eller udseende af et produkt. Det handler om at lære værktøjer og tankegange, som man bruger til at komme videre i sin virksomhed.

Ret hurtigt derefter tog Joe og hans daværende partner beslutningen om, at alle skulle på kursus:

- Hvis vi skal bruge design, skal vi gøre det ordentligt. Det hjælper ikke, at jeg som leder tager på et kursus og kommer hjem med hænderne over hovedet. Så ville jeg bare sætte mig ind på mit kontor og ugen efter have glemt, hvad der var så fedt ved det, fortæller han.

Det virkede bedre, end vi troede

Derfor sendte Kaiser Domino alle på tre eller fire-dages kurser over et års tid, mens driften fortsatte ved siden af. Men Joe var ikke sikker på, at medarbejderne ville være lige positivt stemt for design og designtænkning:

- Vi satte os sammen efter alle havde været igennem kurset og spurgte hinanden: Hvad fik vi ud af det? Jeg forventede en enkelt ville være begejstret, to eller tre ville være lidt lunkne på idéen og nogle stykker, der ville afvise at arbejde videre med det, siger Joe.

- Det holdt slet ikke stik. Alle var med, hver på deres måde. Alle ville arbejde videre, og vi kunne alle sammen se store fordele ved at ændre vores metoder og arbejdsgange.

Traditionerne mødte en digitaliseringsbølge

Det betød, at arkiverne blev digitaliserede, og den forandringsproces gik ret smertefrit. Det samme skete, da Microsoft Teams erstattede de normale ”alle-mails”, og de forskellige afdelinger fik hver deres arbejdsrum, hvor møder, budgetopfølgning og fildeling ligger samlet.

- Man kan sagtens møde modstand med et nyt it-værktøj, men alle var med på at teste og begå de fejl, vi kunne lære af. Det gik godt, fordi vi nu tør fejle. Vi er en branche præget af en nulfejlskultur, og der skal selvfølgelig være orden i sagerne, men det tager nemt overhånd på andre områder, hvor fejlene ikke koster noget, men indeholder værdifuld læring, fortæller han.

Efter at de interne områder som digital arkivering og intranet var gennemført, fortsatte man med det, som berørte kunderne mere direkte. Digitale underskrifter lettede i første omgang processen for kunderne, men Kaiser Domino stoppede ikke her:

En traditionel håndtering af en kunde vil typisk foregå ved, at kunden præsenterer et problem, advokaten præsenterer en løsning, og derefter udfører advokaten løsningen.

- Det gør vi ikke. Hvis du skal købe et hus, spørger vi meget til mere til dig, end til at du vil have en boligadvokat til at tjekke handlen. Vi spørger dig, om der er børn på vej, så en ombygning skal være tilladt, og vi spørger til din tidshorisont, fortæller Joe.

Overblik og gennemskuelighed for kundens skyld

Han peger på en tavle bag ham og forklarer, hvordan den har været brugt til at skabe overblikket i en forhandling med Post-it’s i flere farver.

Joe Domino skaber overblik
                     ved tavle

- Vi lægger meget stor vægt, at kunderne forstår os – og at vi forstår dem. Det er en metode, vi har taget direkte fra designtænkningens værktøjskasse. Vi skal være sikre på, at vi løser det rigtige problem, ikke bare en løsning, fortæller Joe.

Det mener han gør hele forskellen. Udover at han kun bruger de juridiske begreber, når de er nødvendige, så bliver alle kontrakter forklaret uddybende, så kunderne til fulde forstår, hvad der står i hvert afsnit. Det tager mere tid, men mange af kunderne kommer netop, fordi de har prøvet et traditionelt advokatkontor.

Problemfrit skifte til næste generation

En af de seneste forandringer, hvor designtænkning har hjulpet, er et generationsskifte. Klavs Kaiser grundlagde Kaiser Domino sammen med Joe Domino, men med en vis forskel på fødselsattesterne var det nødvendigt med en nedtrapning af Klavs’ timetal.

- Det gik meget bedre end forventet. Vi satte os nemlig ikke ned for at finde ud af, hvordan jeg fik alle Klavs’ kunder overleveret eller hvordan Klavs kunne tjene mest på sine nuværende kunder. Næ, vi satte os med de mål, at vi ville sikre fremtiden bedst muligt for firmaet.

Det har de så gjort nu ved at gøre Jacob Schilling Jacobsen til partner, men også ved at holde fast i designtækningen, som et fælles sprog og udviklingsværktøj, som holder dem langt foran konkurrenterne og fortsat udvikler firmaet.