Forældet IT kan blive dyrt

09.01.2020

Mange virksomheder har skjulte omkostninger og opbygger gæld til fremtiden, når de ikke opgraderer eller skifter de gamle IT-løsninger ud med nye. Det siger Claus Rasmussen, direktør hos Microsoft ERP partneren Consortio IT.

Det kan blive en dyr affære, når en virksomhed skal udskifte det grundlæggende IT-system, og derfor anbefaler Consortio IT årlige, mindre opgraderinger, som forbedrer driften og højner sikkerheden løbende.

consortio_cr_vertikal- Vi kommer nogle gange ud til virksomheder, hvor systemerne er 10-15 år gamle, ja nogle gange faktisk 20 år gamle, siger Claus Rasmussen, direktør i Consortio IT.

- Det er systemer, som måske stadig fungerer, men hvor sikkerheden er lav, hvor supporten ikke eksisterer mere, og hvor driften i dag kræver, at man kører nogle andre systemer eller har Excel-ark ved siden af for at flytte data frem og tilbage.

Men den holdning håber han på, at han kan være med til ændre.

- Direktører og ejere bør skifte holdning fra, at man hver 10. år skifter sine IT-løsninger. Det er bedre at bygge på det eksisterende hvert andet år eller oftere, fordi det også rydder op i systemerne og giver mulighed for vækst, siger Claus Rasmussen.

Billigst med jævnlig vedligeholdelse

Han sammenligner det med at vedligeholde sit hus. Du kan male træværket hver andet år eller du kan totalrenovere efter 10-15 år.

- Det er en dyrere løsning økonomisk at vente, fordi det koster ofte mere at udskifte hele systemet, og det udgør samtidig også en langt større risiko, når det hele bliver ændret på én gang, og driften derfor er berørt i længere tid, mens medarbejderne vænner sig til helt nye systemer.

De fleste kan nok nemt forestille sig, at der sker meget på 10 år på IT-området, og derfor kan det ligne revolutioner, når man skifter sit gamle system ud med nyt, og det tager tid for medarbejderne og hæmmer konkurrenceevnen.

- De store revolutioner undgår man med de løbende opgraderinger af sit system, siger Claus Rasmussen.

- Samtidig øger du sikkerheden og sikrer I overholder nye krav om f.eks. GDPR eller åben integration til andre systemer.

Tre grunde til at skifte IT-system

  • Systemet skal kunne mere. Det er en hyppig grund til at skifte system. Det kan være integration til webshops eller andre systemer, der deler data med samarbejdspartnere.
  • Generations- eller ejerskifte. Her kan ønsket om et nyt system komme naturligt, fordi IT-systemener kan være drivkraft for vækst og udvikling. Det kan også være relevant at opdaterer IT systemer, inden man sælger sin virksomhed.
  • Nogle rammer hovedet mod muren, fordi de ikke længere kan tilføje brugere eller fysisk få mere plads i systemet, da det nuværende system er forældet og ikke længere supporteres.

09.01.2020

"Men det virker jo?"

I dagligdagen ser det måske ud som om, at virksomhedens IT-platforme fungerer, men det bærer på skjulte omkostninger. Det er ikke så tydeligt, at det kunne være bedre. Hvis en maskine i produktionsvirksomhed derimod ikke længere producerer varer, er det tydeligt for de fleste:

- Jeg besøger virksomheder, hvor den daglige forretning fungerer til trods for deres forældede IT, ikke på grund af deres IT. Det skyldes nogle dygtige medarbejdere, som finder ud af at arbejde rundt om systemerne. Men det koster ressourcer, at det er medarbejderne, som skal få det til at hænge sammen, siger Claus Rasmussen.

- Derfor ser ledelsen måske ikke problemet og ændrer ikke noget.

Men når de medarbejdere forlader virksomheden, opstår problemerne.

"Vi er for komplekse – og det bliver for dyrt"

De fleste virksomhedsledere ved måske godt, at de burde være mere opmærksomme på deres IT systemer, men ofte holder de alligevel igen. De tror, at virksomheden er for unik og kompleks til en standardløsning, så derfor kræver det store beslutninger og tunge udviklingsprojekter at beskæftige sig med systemerne. Men sådan er det slet ikke længere:

- I dag er mulighederne så gode, at de fleste virksomheder kan få løsninger, som håndterer økonomi, salg, lager og produktion i et samlet system – med få tilpasninger til de enkelte virksomheder, siger Claus Rasmussen.

- Derfor er der ikke grund til at vente, uanset om det drejer sig om en mindre opgradering eller fuldstændig udskiftning. Du opbygger gæld for hvert år, du ikke gør noget. Man kan ikke sætte tal på, fordi det er meget individuelt, men det bliver kun dyrere, hvis man venter.

Om Consortio IT

En Microsoft ERP partner, der hører hjemme i Sønderborg. Virksomheden tilbyder Microsoft-løsninger til små og mellemstore virksomheder med et primært fokus på Syddanmark.

Læs mere her